ワンポイントビジネス英会話
その4.

"電話―受ける側"

さて、海外の企業と取引をする上で、ビジネス英会話を話すシチュエーションは数え切れないほどあるとは思うが、その中で、最も難しいシチュエーションの1つがビジネス英会話における"電話"だ。

というわけで、今回と次回のビジネス英会話は電話について紹介していく。

人が会話をしている中で、言葉によるコミュニケーションは、全体のわずか約7%!そして残りの約93%は、言葉以外によるコミュニケーションによって行われている。

93%の、言葉以外によるコミュニケーションがどういうものかと言うと、ボディラングエージ、表情、場面、状況、そして背景などだ。よく、家族や親しい人と話す時など、「ご飯」「お風呂」「やらないか」なんて単語だけで会話したりもするだろう?究極の例で言えば、すべて「あれ」で、通じる夫婦の話もよく耳にする。しかし、そういったボディラングエージ、表情、状況をきちんと言葉で表現しなければ意思の疎通ができないのが電話だ。

ビジネス英会話の電話には「受ける側」と「かける側」にわかれるので、今回は「受ける側」編を紹介しよう。電話を受けると言っても、ビジネス英会話は本人が居る場合と居ない場合でも分かれるので、まずは居る場合のビジネス会話からマスターしようぜ。

本人が同じオフィス内にいる場合など、「少々おまちください。」と言いたい時のビジネス英会話は、"(Sure.) [Hold on for a second/ Just a moment], please." となる。次に、本人が違う部署などにいて、「お繋ぎ致します。」と言いたい場合のビジネス英会話は、"(Sure.) I'll [put you through to/ transfer your call to] Mr./Ms___." となるわけだ。自分宛にかかってきた場合のビジネス英会話は、"Speaking./ This is s/he." といえばOKだ!

次に、本人がいない場合のビジネス英会話だが、これは色んな場面が想定される。まず、本人が席を外している場合のビジネス英会話は、"I'm afraid s/he is away from her/his desk right now/ at the moment."、電話中のビジネス英会話は、 "S/he is on the phone."、会議に出ている場合のビジネス英会話だと、 (I'm afraid, right now/ at the moment省略) "S/he is in a meeting."、 昼食中の場合のビジネス英会話は、 "S/he is out to lunch." まだ出社していない場合のビジネス英会話は、 "S/he is [not in/ hasn't come in] yet."、お休みの場合のビジネス英会話だと、 "S/he is (taking an) off today."、休暇を取っている場合のビジネス英会話は、 "S/he is on vacation (this week/ until___."、出張中の場合のビジネス英会話、 "S/he is away on business."、すでに退社している場合のビジネス英会話は、 "S/he already left for today." という感じだ。

最後に本人がいなかった場合に、どのようにしたらよいかを相手に尋ねる場合のビジネス英会話のフレーズをご紹介しよう。まず、「伝言を伝えましょうか?」と言いたい時のビジネス英会話は "Can I take a message?"又は"Would you like to leave a message? "、電話を繋いだまま待ってもらうか、かけ直してもらうかを尋ねる場合のビジネス英会話は、"Would you like to hold or would you prefer to call her/him back?"、本人にかけ直させた方がいいか尋ねる場合のビジネス英会話は"Can I [have her/him / get her/him to] call you back?"、相手の名前と連絡先を尋ねる場合のビジネス英会話だと、 "Can I [have/ take] your name and number, please?"という感じになるわけだ。
電話の応答は、だいだい言い回しが決まっているので使い慣れることがポイントだ。これでいつ外国の企業からオファーがきてもOKだろう!

では次回も引き続き電話対応についてのビジネス英会話なんだが、今度は逆に自分が電話をかける場合のビジネス英会話のフレーズをマスターしよう!Look forward to it!

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